Gérer la réservation de salle ou « Booking » depuis TVTools WebAccess

Avec TVTools, vous pouvez administrer simplement votre système de réservation de salle, en plus de pouvoir gérer la prise de rendez-vous depuis un planning.

Si besoin, nous avons aussi cette documentation pour développer votre interface de tablette à vos besoins

Sinon, notre page web dédié à notre solution TVTools Roombooking.

Accéder au roombooking

Vous retrouvez deux types d’onglets pour le roombooking :

La gestion des salles

L’administration des salles

Administration

Comment ça marche

Sous réserve d’avoir les droits d’administration, vous pouvez accéder à l’administration de votre système de réervation de salle sur cet onglet.

Par défaut, vous accédez à la racine de votre solution, où vous pouvez voir une liste de vos différents sites (ou bâtiments). Par défaut, une racine et au moins un bâtiment sont toujours présents. En haut de cet écran, vous remarquez deux icônes.

L’état de la solution

   Les paramètres de la solution

En sélectionnant un bâtiment vous voyez apparaitre un récapitulatif ainsi que toutes les salles liées à ce bâtiment.

Au niveau des colonnes :

• S :
• L : Libre
• M :
•  L’œil permet de voir les détails d’une salle

En choisissant une salle, vous pouvez afficher ses informations. En tant qu’administrateur, vous avez la possibilité d’ajouter de nouvelles salles ou de les modifier.

N’oubliez pas de sauvegarder en haut à droite après toute modification.

Paramètres de la solution

Cette section vous permet de mettre en place votre solution de booking sur le plan technique, vous devez simplement choisir le type de votre solution et entrer les informations demandées

Vous devez ensuite sauvegarder en haut à droite  puis cliquer sur « OBTENIR TOKEN…. » si ce bouton est présent

Utilisation

Pour l’utilisation il vous suffit de cliquer sur un espace vide ou alors sur une réunion déjà présente.

Nouvelle réunion

En cas de clic sur un espace vide du planning, la fênetre suivante va s’afficher. Vous serez invité à rentrer les informations suivantes

• Titre (obligatoire)
• Date de début et date de fin (obligatoire)
• Description (facultatif)
• Logo (facultatif)
• fichier attaché (facultatif)
• Statut (obligatoire)

Vous pouvez aussi directement cocher « journée entière » ou rentre une réunion périodique

Modifier

En sélectionnant une réunion déjà existante, vous accédez au mode de modification. L’interface sera semblable à celle précédemment présentée, vous permettant d’apporter des ajustements.

Bon à savoir : Si l’événement se répète, une fenêtre s’ouvrira pour vous demander si vous souhaitez modifier uniquement cet événement ou toute la série.

Interface et fonctionnalités

En haut de cette fenêtre vous retrouverez la sélection de bâtiment, un tri de salle en fonction du nombre de place ou encore la sélection de la date d’affichage en cours 

En haut à droite vous pouvez également ne sélectionner que les salles disponibles en visio et mettre le planning en format 24h 

En cliquant sur le menu  vous pouvez exporter la liste des réservations sous format Excel 

Enfin, vous pouvez cliquez sur le petit oeil pour voir les détails d’une salle.

S’il ne passe rien c’est qu’il vous manque des informations sur cette salle, retournez sur l’administration et sélectionnez au moins un « equipement inclus »